Activités principales

1. Activités de référencement et de suivi juridique des prestataires de l’IFCAM :

o Instruire les dossiers de référencement des prestataires en fonction de leur statut
o Conduire les analyses de premier niveau avant le référencement et la contractualisation,
o Finaliser et suivre les référencements
o Mettre à jour et faire évoluer le référentiel fournisseurs en lien avec les commanditaires potentiels de l'IFCAM et de DIFCAM
o Gérer la base des contrats juridiques en lien avec l’ activité de l’IFCAM.
o Suivre la conformité avec les obligations réglementaires des prestataires retenus ou à consulter (documents obligatoires, archivage des contrats, mise à jour, déclaration d’activité …)
o Alerter en cas de risques ou de dysfonctionnement
o Accompagner les prestataires dans leurs démarches réglementaires en lien avec leur activité avec l’IFCAM et DIFCAM
o Selon la méthodologie de l ’IFCAM, formaliser les procédures ou leur évolution qui sont en lien avec l’activité du poste, et veiller à leur application dans l’entreprise
 

2. Activités en lien avec le SI :

o Utiliser les outils de gestion en lien avec l’activité du pôle : Okaveo, Batica, Item, GIP , Provigis, Infogreffe…
o Formuler les demandes liées à leur évolution
o Intervenir en assistance de 1er niveau auprès des collaborateurs de l’entreprise pour l' utilisation des outils de gestion de l’ IFCAM
 

3. Activités de reporting et de contrôle interne :

En coordination avec le contrôleur interne et dans le respect de la méthodologie du pôle, contribuer, à son niveau, au contrôle interne des obligations réglementaires liées aux différentes activités de l’IFCAM en intégrant les spécificités de la formation professionnelle

4. Communication :

Communiquer à l’écrit et à l’oral, avec pédagogie, notamment pour expliquer la politique de l'IFCAM et la réglementation auprès des parties prenantes aux différents projets en vue de la mise en conformité des dossiers :

-Les prestataires pour recueillir les documents utiles à leur référencement,
-Les collaborateurs en interne, commanditaires d’achats de prestations.

Autres activités

Participer à des projets transversaux initiés par l’IFCAM ou par une autre entité du Groupe

Mettre en œuvre des contrôles de 1er niveau de son périmètre conformément au plan de contrôle de l'IFCAM défini par le contrôle interne

Mettre en application les critères de conformité de la profession (exemple Qualiopi : participer et fournir les éléments de preuves) Effectuer le suivi et le reporting de ses indicateurs / activités auprès de son N+1

Compétences et qualités requises

• Connaissances juridiques de base sur les obligations réglementaires des entreprises (statuts des entreprises, notion de sous-traitance, obligations)
• Si possible, connaissances de base en droit de la formation professionnelle
• Maîtrise des outils bureautiques – Excel, Outlook, Word, PowerPoint -.
• Aptitude à formuler à l'oral et à l'écrit des réponses et explications à des interlocuteurs externes et internes avec pédagogie
• Capacité d'analyse des extractions ou des résultats de recherche exécutées dans les bases de l'IFCAM
• Qualités relationnelles, sens de l’écoute et du travail en équipe
• Sens et respect de la délégation
• Autonomie et organisation du travail
• Créativité et capacité de proposition pour faire évoluer les process, les méthodologies
• Rigueur dans le travail produit

Diplôme souhaité

Niveau Bac +2 min. de gestion ou de droit.

Expérience attendue

Une expérience professionnelle dans un OPCO ou dans un organisme du secteur de la formation professionnelle est bienvenue.

Lieu de travail

Montrouge / Boétie